| |
АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
Основными задачами архива организации являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве
- учет и обеспечение сохранности документов
- создание научно-справочного аппарата к документам архива
- использование хранящихся в архиве документов
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования
- организует работу по составлению номенклатуры дел организации
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (далее - ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии
- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива
- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для работы архива сведения
- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления
На практике документация по личному составу хранится вместе с другими документами. Однако целесообразнее было бы устроить отдельное хранилище для документов по личному составу, для того чтобы отделить данную документацию от прочей, поскольку документы по личному составу носят конфиденциальный характер, и доступ к ним должен быть строго ограничен. Порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.
Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации. Подготовка документов заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:
- формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве
- оформление дел в соответствии с установленным порядком
- экспертиза ценности документов и дел
- описание дел, передаваемых в архив организации
- передача документов в архив организации
| |
|
НОВОСТИ БИЗНЕСА
13.10.2008 В России начата сборка нового внедорожника
Ульяновский автомобильный завод приступил к серийному производству нового автомобиля UAZ Pickup. Впервые новинку показали на Московском автосалоне, прошедшем...
[подробнее...]
13.10.2008 ''Евросеть'' закрыла дочерние компании в Индии
Компания ''Евросеть'', крупнейший в России и СНГ сотовый ритейлер, закрыла свои дочерние компании в Индии. Об этом сообщила пресс-секретарь компании Наталья...
[подробнее...]
27.09.2008 ''АЗБУКА ВКУСА'' запускает новый проект SHOP-IN-SHOP
Сеть премиальных городских супермаркетов ''Азбука Вкуса'' (24 магазина) объявляет о старте нового проекта ''Вкусная Япония''. В магазинах сети концептуальный проект будет реализован в формате...
[подробнее...]
|
КУРСЫ ВАЛЮТ
ЦБРФ на
|
|
О КОМПАНИИ